• Tuty Tama

Guía Rápida del Protocolo de Bodas y Eventos - Capítulo Final

El desmontaje es la última fase de un evento o boda. Para los planners, el evento no se acaba con la fiesta, el evento se acaba uno o dos días después, cuando iniciamos oficialmente el desmontaje.





Depende de la locación donde se realice tu boda, el desmontaje puede iniciar el mismo día de la boda, al momento que finaliza; al siguiente día (sobre todo si tu boda es un viernes) o dos días después, que sería el lunes después de tu boda. Algunos lugares tienen horarios estrictos para desmontaje, otros son un poco más relajados. Lo que debes tener claro es que, si bien el desmontaje toma mucho menos tiempo que el montaje, lo debemos hacer de forma ordenada y planificada.


Como les comenté al inicio de esta serie, en este capítulo vamos a ver brevemente las acciones específicas a realizar durante el desmontaje y también, tips adicionales sobre cómo manejar la comunicación con tus invitados durante este tiempo de pandemia.


Durante el desmontaje, vamos a:


1. Intentar que el personal de desmontaje sea el mismo que realizó el montaje, así todos tienen claro los protocolos de bioseguridad a seguir en la locación designada


2. Armar un cronograma de desmontaje, con horas fijas establecidas para cada proveedor, tomando en cuenta el tiempo suficiente para realizar su actividad y evitar aglomeración de proveedores. Esto ya lo hacemos sin pandemia, la única diferencia es que ahora deberemos tener un solo proveedor en locación realizando desmontaje en lugar de dos o tres al mismo tiempo.


3. Llenar, nuevamente, el Cuestionario de Síntomas Covid19. Esto lo debe hacer toda persona que ingrese al desmontaje


4. Mantener una sola puerta de ingreso, tanto para el personal como para los vehículos, donde se les tomará la temperatura y pasarán por un pediluvio de desinfección.


5. Usar el Equipo de Protección Personal (EPP): mascarillas suficientes para recambio, ropa de trabajo adecuada, cabello recogido, gafas de protección, kit de cuidado personal, en el que se debe incluir gel desinfectante o alcohol


6. Clasificar en distintos contenedores e identificar los deshechos resultantes del evento (desechables/no desechables).


7. Tener especial cuidado en el manejo de desechables, tanto los resultantes del evento como de los baños


8. Desinfectar toda la locación, una vez que todo el menaje haya sido retirado y no quede ningún proveedor en locación.


9. Desinfectar cristales, alfombras, vidrios y mobiliario de la locación.

Y con esto terminamos la revisión del Protocolo de Bioseguridad para Bodas y Eventos en el contexto de la emergencia sanitaria.

Ahora que conocen lo que indica el protocolo de bioseguridad, es hora de analizarlo en función de su propia realidad y empezar a barajar alternativas y escenarios.

Para esto, voy a darles algunos tips que les puede ayudar a dar forma a su boda en tiempos de covid


  • En cuanto a la elección de la locación, es preferible buscar lugares abiertos. Creo que en estos momentos, toda persona se va a sentir más segura y cómoda en espacios amplios, verdes, ventilados y hermosos. Recuerden que hemos pasado meses de cuarentena, encerrados en 4 paredes. Si ya te decides a celebrar tu boda, considerar un espacio abierto para hacerlo puede ser la mejor opción.


  • Celebrar tu boda en el jardín de tu casa puede ser una alternativa, siempre que cuides de todos los detalles y las autoridades no las prohíban. Existen casos de denuncias de reuniones sociales en casas particulares por parte de los vecinos, y ahora el incumplimiento de estas medidas está siendo multado. Asesórate bien si es que piensas casarte en tu casa.


  • Si te gusta la naturaleza y los lugares únicos, aprovecha la ocasión para casarte en lugares fuera de lo común. Si pensabas casarte este año, seguro tenías un presupuesto establecido para hacerlo. Si bien es cierto que tu situación económica también puede haber variado y estoy consciente de ello, mirar alternativas fuera de tu cuidad puede ser la mejor forma de celebrar tu boda. Recuerda que nuestro turismo también está afectado por esta situación, por lo que muchos hoteles, hosterías, haciendas y lodges tienen excelentes ofertas de hospedaje, y muchos también, tienen espacios perfectos para hacer eventos. Si te decides por esta alternativa, vas a ayudar a muchos otros actores en la cadena de valor de las bodas y eventos.


  • La comunicación clara y oportuna hacia tus invitados es vital. Si ya decidieron dar el paso este año, lo mejor que puedes hacer es comunicarlo lo más pronto a sus familiares más cercanos. Lo segundo es hacer tu lista de invitados, teniendo siempre en cuenta que lo más probable es que no puedan ser más de 25 personas en Quito, por el momento. (En Guayaquil se va a manejar los eventos de acuerdo a un porcentaje del aforo de las locaciones, algo que nos da una esperanza!).


  • Cuando hayas terminado tu lista, llámalos para anticiparles tu decisión y pregúntales abiertamente si estarían dispuestos a acompañarlos en este gran día. En tu llamada, debes mencionar que vas a implementar controles de bioseguridad durante la ceremonia y la recepción, para que estén al tanto y sepan que vamos a cuidar todos los aspectos relacionados a la pandemia. Con su respuesta, positiva o negativa, podemos dar el siguiente paso que es comunicarles vía escrita las medidas de bioseguridad que tomaremos y cómo su colaboración en el cumplimiento de estas medidas nos permitirán tener un día hermoso, en compañía de tus seres queridos. Junto a tu wedding planner, este proceso será de verdad fácil. Nosotros recomendamos y estamos implementado el armar una página web de cada boda, con toda la información relacionada a las medidas de bioseguridad que tomaremos, y enviar a cada invitado un archivo personalizado de lo que ellos pueden esperar ese día.


No me alargo más, pero espero que de verdad esta serie les haya ayudado a ver las bodas y eventos con otros ojos. Tomando las medidas necesarias y trabajando con proveedores comprometidos con tu seguridad, no hay razón por la que no podamos tener una boda espectacular! Además, como les decía en el post de la semana pasada, no tenemos garantías de que el próximo año esto vaya a terminar ni de que podamos tener eventos grandes a partir de enero del 2021. Sin certezas ni garantías para los eventos futuros, lo mejor será empezar hoy a analizar tus escenarios y ver a tu boda bajo un nuevo cristal. Nada como el ahora para empezar a actuar!



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Gaudium Group - Tuty Tama Wedding Planner - Revista Abanico 2012-2019

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