• Tuty Tama (traducción y adaptación)

7 preguntas clave para decidir el lugar de tu boda destino


Una decisión con suficiente información, con seguridad, va a ser una buena decisión.

Pasada la emoción de la pedida de mano y anunciar su compromiso, el enfoque cambia por completo hacia la planificación de este día tan especial.

Si una boda destino es una de sus alternativas, entonces definir el lugar va a estar como prioridad 1 en su checklist. Hay lugares tan hermosos alrededor del mundo que optar por uno solo es bastante complicado. Por eso tener claras las prioridades de tu boda y esas preguntas a mano te ayudarán a definir la locación ideal para tu boda.

Hoy les dejo 7 preguntas estratégicas que realizar en la locación que estés pensando alquilar para llevar a cabo tu boda destino.

1. ¿Cuál es el Plan B de contingencia?

Si optaron por una locación en donde la boda se realizará al aire libre, la posibilidad de que llueva es real, por lo que un plan B en caso de lluvia es casi que una obligación. Y lo importante es que este plan B les guste y en la medida de lo posible, se sienta y se vea como el plan original. Así, en el caso de una fuerte lluvia o tormenta tropical, no tendrán el sentimiento de que les tocó conformarse con algo menos a lo que tenían pensado.

2. ¿Qué servicios y menaje del local podemos utilizar?

Esto les ayudará enormemente a planificar y mantener su presupuesto. Si visitaste una locación, es porque algo más que sólo su ubicación te atrajo: su decoración, los colores, los muebles que utilizan, la comida, su servicio... Lo ideal es que sepas qué puedes y qué no puedes utilizar del lugar. Hay lugares que te pueden proveer el catering para la boda, otros que no y debes llevarlo todo aparte. Algunos te incluyen mesas y sillas en el costo, otros te permiten utilizar todas las áreas que quieras durante la boda, incluso hay lugares que ellos mismos proveen de otros ítems necesarios para la boda como iluminación, decoración básica, etc. Lo mejor es saber de primera mano qué pueden utilizar de la locación para que puedan priorizar sus gastos.

3. Mis invitados que no se hospedan en la locación, ¿pueden utilizar las instalaciones?

Si eligieron una locación boutique o una villa pequeña para la boda, es posible que no todos sus invitados puedan alojarse en el mismo sitio, sin embargo, seguramente sus invitados puedan estar en la propiedad y utilizar las instalaciones durante el fin de semana de la boda. Pero no todas las locaciones tienen esta apertura, y dependen de sus políticas internas para que gente que no se hospeda en su hotel utilice sus instalaciones. Por eso es importante preguntar a la locación si tus invitados que no son huéspedes pueden pasar el día con ustedes y utilizar las instalaciones y qué implica esto: va a tener un costo? pueden utilizar todo o sólo ciertas áreas? Es muy importante conocer esto antes de tomar una decisión sobre la locación.

4. Usualmente, ¿cómo es el clima en la fecha que elegimos para nuestra boda?

No hay mejor climatólogo que la gente que viven en el lugar. Puedes revisar todos los programas y aplicaciones para ver cómo ha sido el clima en años anteriores en la fecha que eligieron, pero nadie acertará mejor que un local. Si bien ya hablamos de un plan b en caso de lluvia, nada te prepara mejor para el clima que una persona que lo ha vivido durante años. No sólo para un conocimiento general, sino también para conocer tips adicionales como la mejor forma de llevar el peinado ya que la humedad puede incidir en esto, si vale la pena un velo largo o no, el material de tu vestido, el estilo de tus zapatos. Si conoces mejor el clima, estarán mejor preparados.

5. ¿Cuál es la hora límite que puede durar la recepción?

Puede ser un “deal breaker”, un tema que rompa toda negociación. Si son de las parejas que les gusta enfiestarse hasta más de las 2am (hora usual máxima para fiestas en hoteles en Ecuador), entonces asegúrense de que lo podrán hacer antes de que reserven la locación. Hay infinitas variantes para que la locación tenga un horario máximo de atención: regulaciones locales, políticas del hotel ya que puede haber más huéspedes aparte de tus invitados en la locación a quienes molestará el ruido, entre otras. Si es posible extender el horario, deben estar preparados para un aumento en su presupuesto ya que incurrirás en horas extras de algunos proveedores: tu DJ u orquesta, fotógrafo y video, posiblemente la locación cobre horas extras de personal.

6. ¿Cuáles son las condiciones para bloqueo de habitaciones?

En esto no hay una respuesta correcta, pero es fundamental que conozcan y entiendan las condiciones de bloqueo de habitaciones tanto para ustedes como para sus invitados. Algunos hoteles o locaciones te piden que les asegures un número fijo de reservas para poder acceder a un descuento, otros te bloquean un número de habitaciones específico por un periodo de tiempo para que tus invitados puedan realizar su reserva pero pasada esa fecha, liberan las habitaciones. Conocer las políticas de bloqueo te ayudará a comunicarla mejor a tus invitados y a no tener que incurrir en gastos innecesarios

7. ¿Permiten la entrada a proveedores y profesionales externos?

Esto es muy importante si quieres trabajar con un proveedor en específico. Pregunta si la locación tiene una lista de proveedores preferidos por ellos con los que debas trabajar o si por el contrario, tienes la libertad de elegir y llevar a los proveedores de tu preferencia a la locación. En la mayoría de ocasiones, puedes tener una mezcla de las dos condiciones para los distintos rubros de la boda. Usualmente toda locación de permite ingresar a un wedding planner, a los fotógrafos, videografos y decoradores. En algunos rubros es mucho mejor contar con las recomendaciones de proveedores locales, para darle este sabor propio a la boda como son música, dulces y recuerdos.

Artículo traducidos y adaptado de "Questions to ask when touring a Destination Wedding Venue" de Harmony Walton.

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Gaudium Group - Tuty Tama Wedding Planner - Revista Abanico 2012-2019

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