• Tuty Tama

Guía Rápida del Protocolo de Bodas y Eventos - Capítulo 1

Actualizado: ago 26



Si todavía no se han enterado, pues les cuento. La industria de eventos y bodas cuenta con un protocolo de bioseguridad aprobado por el COE Nacional desde el mes de julio. A pesar que en Quito seguimos prohibidos de hacer eventos y bodas, al igual que en 17 provincias más (y con esto llevar 5 meses sin poder trabajar….), no saben lo importante que es para nosotros contar con un documento así. No quisiera entrar en polémicas sobre si es correcto o no el hacer bodas en estos tiempos, solo diré que al igual que otros sectores que ya se han reactivado progresivamente, como son los restaurantes y hoteles, lugares cerrados en donde si bien hay un aforo reducido, las personas sí o sí se van a encontrar en algún momento, nosotros como industria deberíamos tener la misma opción. Está en el cliente la decisión de hacerlo o no. Y está en nosotros proponer alternativas creativas que vayan en concordancia con lo que hemos vivido los últimos meses. Sería impensable una boda de 80, 100 o 200 invitados, pero sí una de 25, como establece el semáforo en amarillo.


Dicho esto, continúo.


Si en algún momento han revisado un protocolo de bioseguridad de arriba abajo, estoy segura de que la cantidad de información que aglomera estos documentos puede ser intimidante, sobre todo si los términos son poco conocidos para ti. Por eso he querido armar una Guía Rápida para que conozcas los puntos más importantes del protocolo y cómo puede (o no) afectar la celebración de tu boda. Ojo que en esta guía hablamos especial y exclusivamente de la recepción, ya sea de una boda civil, simbólica o humanista. La ceremonia religiosa, sobre todo católica como habrán visto hace un par de días, podrá realizarse bajo condiciones muy, pero muy específicas. Les dejo el link con la noticia para que puedan revisarla.


El protocolo aprobado aplica para eventos sociales y MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions). El documento incluye procesos que aplican para la realidad de cada tipo evento.


Para entenderlo mejor y que este post no sea eterno, vamos a armar una serie de cuatro capítulos. Cada capítulo corresponderá a  una de las fases de una boda o evento. Hoy empezamos con la fase de Planificación y como siempre, de esta fase depende el éxito de todo evento.


FASE DE PLANIFICACIÓN


Es la fase en que ponemos todas las ideas en orden y les vamos dando forma.  Durante esta fase es muy común el contacto constante entre ustedes y los proveedores, pero tenemos que adaptarnos a jugar de forma distinta.


1. Lo primero que debemos hacer es limitar las reuniones presenciales, salvo que sean estrictamente necesarias. Y si lo son, procuraremos hacerlas en espacios abiertos, con la cantidad mínima de personas asistiendo. Si las reuniones son en oficinas, las agendaremos de tal forma que estén espaciadas, para que no tengas que estar en una sala de espera con muchas personas. En las reuniones presenciales, tendremos siempre nuestras mascarillas, alcohol de uso personal y nuestra mejor actitud!


2. Tu boda deberá tener una ficha técnica donde se establezca:

  • Fecha

  • Aforo

  • Tipo de evento

  • Locación

  • Horario

  • Cronograma del Día del evento

  • Cronograma de Montaje

  • Plano de Montaje


Como wedding planners hacemos estas fichas para todas nuestras bodas, lo único nuevo es el aforo, que dependerá de la locación seleccionada para la recepción y los lineamientos que  las autoridades determinen en cuanto a cantidades máximas de invitados.


3. Sobre tus invitados, el protocolo sugiere realizar una pre-selección de las personas que vas a invitar, incluso dice que evites invitar personas que se encuentren dentro de los grupos vulnerables (adultos mayores, personas con enfermedades preexistentes). Se recomienda que las personas que invites, sean de total confianza y que sepas que van a estar dispuestos a cumplir con las medidas de bioseguridad que estableceremos para tu boda. Con relación a la cantidad de invitados, seguimos en el rango máximo de 25 invitados según el semáforo amarillo (no aplica para la Sierra y Amazonía + Esmeraldas) y deberemos siempre acatar lo que disponga el COE Nacional y Cantonal con relación a la cantidad máxima de invitados en cada provincia.


4. Tus invitaciones deberán ser virtuales (de preferencia). Recuerda que hay muchísimas formas de personalizarlas y tener algo hermoso! En tus invitaciones tendremos que reforzar de una forma creativa el mensaje sobre el distanciamiento social que deben todos respetar durante la boda, evitar saludos de apretón de manos y besos.


5. Debes saber que cada proveedor involucrado en una boda debe tener su propio protocolo de bioseguridad listo. El protocolo general de eventos es un marco general de procesos, y cada proveedor lo debe adaptar a su realidad.  Como proveedores de bodas responsables, debemos conocer los protocolos de bioseguridad de absolutamente todos quienes van a estar presentes durante tu boda. El fotógrafo debe conocer el del catering, el decorador debe conocer el de la locación, los wedding planners debemos conocer todos. Y cada proveedor es responsable de comunicar y educar a su personal en la aplicación de estas medidas en todo momento. Esto quiere decir que debemos comunicarnos mucho mejor y si aplica, unificar algunos procedimientos para que nuestro trabajo sea más eficiente.


6. Durante la planificación, te vamos a informar sobre los protocolos de cada proveedor y qué implica cada uno. Para tener la certeza de que los has leído y todo va a ir bien, vamos a solicitarte una aceptación de los mismos por escrito. De esta forma tenemos tu garantía de respeto y cumplimiento de estos protocolos.


7. De igual forma, desde el inicio, vamos a mantener un registro de los asistentes a la boda, para poder monitorearlos, si el caso lo amerita. Esto tampoco es algo nuevo, como wedding planners siempre tenemos la lista de invitados con nosotros, ya que controlamos asistencia, asignación de asientos y cuando es una boda destino, tenemos incluso los correos electrónicos e itinerarios de vuelo de tus invitados. Todo bajo control!


8. Cuando la planificación esté lista, debemos coordinar una reunión de trabajo (virtual con todos los involucrados o de uno en uno) con todos los proveedores implicados en el montaje. En esta reunión se establecerán:

  • Horarios fijos de montaje, para así evitar aglomeraciones

  • Un supervisor de bioseguridad por cada proveedor involucrado, quién reforzará las medidas de prevención y velará el cumplimiento de los protocolos.

  • Listados con nombres y cédulas de toda persona involucrada en el montaje, en el evento y en el desmontaje. Procuraremos que sean siempre las mismas personas.

Las condiciones actuales nos empujan a tomar ciertas medidas y prevenciones adicionales para poder realizar bodas y eventos seguros, no solo para nosotros, sobre todo para tí. Y creo firmemente que ustedes, futuros novios o clientes, deben conocer de antemano las reglas con las que hay que jugar antes de tomar la decisión final. Sí, talvez les suene a mucho trabajo o que esto es una montaña gigante de procedimientos para un día que debe ser especial. Pero de verdad, les prometo que son sólo un par de controles adicionales, mucho de lo establecido en este capítulo los wedding planners ya lo veníamos haciendo, sin pandemia. Además, para poder implementar lo necesario, siempre tendrás a tu lado a tu mejor aliado, tu wedding planner.


Con esto terminamos este primer capítulo. Si te ayudó a aclarar tus ideas, compártelo con más parejas. Y no te pierdas el segundo capítulo la próxima semana!


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Gaudium Group - Tuty Tama Wedding Planner - Revista Abanico 2012-2019

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